人事評価へのAI導入 稟議書テンプレート（Word無料）｜決裁前に確認する9項目

この記事では、人事評価へのAI導入を検討する稟議書の書き方と、決裁前に確認しておきたい法令の論点を紹介します。

稟議書に入れる9項目

稟議書は、決裁者が確認する順に、9つの項目で構成します。テンプレートには項目ごとに記入のポイントと記入例を入れています。

1. 稟議事項：件名、結論、決裁を求める事項、費用、日程、期待する効果
2. 背景と現状の課題：検討の経緯、現在の評価制度の課題を数字で
3. AIが担う作業と、人が引き続き判断すること
4. 比較検討：現行のまま、人事評価システム、業務記録にもとづくAI評価支援
5. 法令・セキュリティの確認事項
6. 試験導入の計画：対象、期間、従業員への周知、評価指標
7. 費用
8. リスクと対策
9. 決裁事項

別紙として従業員向け周知文の案もつけています。決裁が下りたあと、最初に必要になるのが従業員への周知だからです。

1枚目には結論と決裁事項を書く

決裁者が1枚目だけで判断できるようにします。経緯の説明から始めず、結論と決裁を求める事項を冒頭に置きます。

「全社導入」より「試験導入の承認」を求めるほうが決裁は早く進みます。判断する範囲が小さく、事前に決めた評価指標が次の判断の根拠になります。

現在の評価の課題を数字で示す

現在の評価の課題は、社内の数字で示すのがもっとも説得力を持ちます。前回の評価結果があれば、次の指標の多くは算出できます。

社内の数字が足りない場合は、外部の調査を添えます。『日本の人事部 人事白書2025』では、評価・報酬制度の運用の課題として「評価者による基準や運用のばらつきがある」が67.7%で最多でした。^※9 育成目的の多面評価を分析した研究でも、評価点のばらつきの半分以上（2つのサンプルで62%と53%）が、評価される人ではなく評価者固有の傾向によるものでした。^※10

AIが担う作業と人が判断すること

決裁者が最初に気にするのは「AIが人を評価するのか」という点です。作業ごとに分けて表で示すと、この疑問にすぐ答えられます。経団連の報告書も、HR部門のAIは「人間の意思決定のサポート」であることを大前提に置いています。調査に回答した75社のうち、人事評価でAIを活用している会社は13社にとどまります。^※8

ポイントは3行目です。評語と処遇は人が決めるという一文を、稟議書と従業員向け周知文の両方に同じ言葉で入れることが大切です。

3案の比較検討

比較検討では、少なくとも3つの案を同じ基準で並べます。製品名より方式で分けると、決裁者が判断しやすくなります。

最後の行のとおり、AIを使う方式は確認事項が増えます。これを隠さず、次の確認事項につなげて書くと、稟議書の信頼性はかえって高まります。

業務記録にもとづくAI評価支援は、すべての会社に合うわけではありません。現場作業や外回りの営業のように、仕事の記録が業務ツールにほとんど残らない職種が中心であれば、読み込める根拠が足りません。その場合は、人事評価システムと根拠欄のある評価シートから整えるほうが合っています。

法令・セキュリティの確認事項

法令・セキュリティの確認事項は、稟議が差し戻されやすい論点です。項目ごとに根拠となる条文と担当者を書いておきます。

個人情報保護法は、個人情報の利用目的をできる限り特定し、取得時に本人へ通知または公表することを求めています。また、取り扱いを委託する場合は委託先を監督しなければならず、外国にある第三者へ提供する場合には同意などの手当てが必要です。すでに社内にある業務の記録を新たに評価に使う場合は、利用目的の変更として扱えるか、本人の同意が必要かを確認します。^※1

個人情報保護法は2026年7月に改正法が公布されました。施行は公布後2年以内で、課徴金制度の導入や委託先の規律などが見直されます。提供事業者と契約するときは、改正内容への対応も確認しておきます。^※5

業務ツールの記録を読み込む仕組みは、個人情報保護委員会がQ&Aで示しているモニタリングの留意点も参考になります。目的をあらかじめ特定して社内規程に定め、従業員に明示すること、責任者と権限を定めること、ルールを事前に決めて運用することが挙げられています。また、重要事項を定めるときは労働組合等に通知し、必要に応じて協議することが望ましいとしています。^※2

評価制度を就業規則や人事規程で定めている会社では、変更の際に過半数労働組合、ない場合は過半数代表者の意見を聴き、届け出て、従業員に周知する必要があります。^※3 評価結果を解雇に使う場合は、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が問われます。降格や減給は、就業規則などの根拠があり、権利の濫用に当たらないことが前提です。^※7

なお、2025年に成立した人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律は、第7条でAIを活用する事業者に、国や地方公共団体が実施する施策への協力を求めています。人事評価にAIを使う会社への個別の手続きは定めていません。^※4 同法にもとづく適正性確保指針（2025年12月）とAI事業者ガイドライン（2026年3月改定）は、AIを活用する事業者の取り組みを示しているため、社内ルールをつくるときの参考になります。^※6 実務上の確認は、上の表の個人情報保護法と労働関係法令が中心になります。

試験導入の設計

実際の評価の時期を1回含む3〜4か月、業務ツールに記録が残りやすい2チームから始める例で考えます。下期の評価を3〜4月に行う会社なら、1月から始めて4月の評価で比べます。評価指標は開始前に数字で決めておきます。

試験導入期間の結果は処遇に反映しないと事前に決め、周知文にも書いておきます。従業員も評価者も、負担を感じずに試せます。

稟議の前に提供事業者から受け取る資料

決裁者や法務部門が求める資料を先にそろえて添付すると、稟議が一度で通る可能性が高まります。

1. セキュリティの概要：データの保管場所、元データを保管するか、誰がアクセスできるか
2. 個人データの取扱いに関する覚書（DPA）と再委託先の一覧
3. AIの処理条件：顧客データをモデルの学習に使うか
4. 評価画面のサンプル：根拠が実際にどう添えられるか
5. 従業員向け周知文の案

CoSprint Peopleで検討する場合

CoSprint Peopleは、チームがすでに使っている業務ツールとつながり、評価期間の記録を自社の基準ごとに集め、項目ごとに該当箇所の抜粋（1行）と元の記録へのリンクを添えます。根拠のない項目は点数を空欄にし、評語と判断は評価者が行います。

上の5つの資料のうち、セキュリティの考え方はセキュリティのページでご覧いただけます。個人データの取扱いに関する覚書（DPA）と再委託先の一覧は英語版を公開しています（DPA、再委託先一覧）。従業員向け周知文の案は、導入時にCoSprintのアシスタント（Jello）が自社の状況に合わせて作成します。